A. Penerimaan dan Seleksi Mahasiswa Baru
No | Aktifitas | No. Form | Waktu |
1 | Cek dan update pengumuman, jadwal, persyaratan dan berbagai form terkait pendaftaran mahasiswa baru di website sesuai informasi dari koordinator prodi | 1. Formulir Pendaftaran :
2. Kuitansi Pembayaran |
Maksimal 2 hari setelah mendapatkan informasi jadwal penerimaan mahasiswa baru dari koordinator prodi |
2 | Menerima dan memeriksa berkas pendaftaran dari calon mahasiswa baru; Menerima biaya pendaftaran | Selama masa pendaftaran mahasiswa baru | |
3 | Merekap dan menyerahkan daftar nama calon mahasiswa baru yang akan diseleksi | Berkas Pendaftaran
|
Maksimal 2 hari setelah hari terakhir masa pendaftaran mahasiswa baru di tiap periode/tahap |
4 | Membuat pengumuman dan surat panggilan seleksi kepada calon mahasiswa baru | 3. Surat Undangan Tes Wawancara | Maksimal 1 hari setelah mendapatkan kepastian jadwal dari koordinator prodi/tim seleksi |
5 | Menyiapkan berkas/form yang dibutuhkan dalam proses seleksi | 4. Form Penilaian | 1 hari sebelum proses seleksi |
6 | Membantu/melayani tim seleksi selama proses seleksi | 5. Absensi | Selama hari H proses seleksi |
7 | Menyiapkan berita acara hasil seleksi | 6. Berita Acara Tes Wawancara | Maksimal 2 hari setelah proses seleksi |
8 | Menyiapkan dan menyebarkan pengumuman kelulusan / hasil seleksi ke calon mahasiswa baru | 7. Pengumuman Kelulusan | Maksimal semingguu setelah proses seleksi |
9 | Membuat Pemberitahuan Penerimaan dan Bebas Matrikulasi ke Dekan | 8. Surat Pemberitahuan Penerimaan dan Bebas Matrikulasi | Maksimal semingguu setelah proses seleksi |
B. Registrasi, pengisian Kartu Rencana Studi, Kartu Perubahan Rencana Studi dan Penerbitan Nomor Induk Mahasiswa Baru
No | Aktifitas | No. Form | Waktu |
Penerbitan Nomor Induk Mahasiswa Baru | |||
1 | Menerima dan cek bukti pembayaran Biaya Matrikulasi , Biaya Pengembangan dan SPP | Kuitansi Pembayaran Biaya Matrikulasi , Biaya Pengembangan dan SPP | Masa Her Registrasi (Sesuai Jadwal Universitas) |
2 | Mengirimkan Biodata Mahasiswa Baru Ke BAAK | 9. Permohonan Pembukaan SIAKAD Mahasiswa Baru
10. Blangko KTM 2017-2018 |
Maksimal semingguu setelah pengumuman kelulusan |
Kartu Rencana Studi/ Kartu Perubahan Rencana Studi | |||
1 | Membuat surat tugas perwalian mahasiswa | 11. Surat Tugas Perwalian | 1 hari |
2 | Meminta jadwal kuliah pada kajur | 12. Jadwal Perkuliahan | 1 hari
|
3 | Meng-entrykan jadwal kuliah | Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) | 1 hari |
4 | Melakukan pemanduan pengisian KRS ke SIAKAD ONLINE untuk Mahasiswa Baru (Setiap Semester Gasal) | Masa KRS (Sesuai Jadwal Universitas) | |
5 | Menerima dan mengarsip KRS fisik | ||
6 | Membantu dan mengentry KRS mahasiswa yang bermasalah | ||
7 | Membagikan buku pedoman akademik kepada Mahasiswa | Buku Panduan Akademik | |
8 | Melayani pengisian Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS) Online | Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) | Masa KPRS (Sesuai Jadwal Universitas) |
9 | Menerima dan mengarsip KPRS fisik |
C. Registrasi dan Pengisian KRS Mahasiswa Lama
No | Aktifitas | No. Form | Waktu |
1 | Menerima dan cek bukti pembayaran SPP | Kuitansi Pembayaran SPP | Masa Her Registrasi (Sesuai Jadwal Universitas) |
2 | Mengisi Kartu Rencana Studi (KRS) | Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) | Masa KRS (Sesuai Jadwal Universitas) |
3 | Memvalidasi Kartu Rencana Studi (KRS) | ||
4 | Mencetak Kartu Rencana Studi (KRS) | ||
5 | Melayani pengisian Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS) Online | Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) | Masa KPRS (Sesuai Jadwal Universitas) |
6 | Menerima dan mengarsip KPRS fisik |
D. Penyiapan Berita Acara Perkuliahan
No | Aktifitas | No. Form | Waktu |
1 | Meng-input Jadwal Perkuliahan di SIAKAD | Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) | Maksimal 3 hari sebelum masa KRS (Sesuai Jadwal Universitas) |
2 | Mencetak Berita Acara Perkuliahan dan Presensi | Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) | Maksimal 3 hari sebelum masa Perkuliahan (Sesuai Jadwal Universitas) |
3 | Mengarsip Setiap Semester dalam bentuk Hardcopy (Otner) dan Softcopy (Scan) | 1 Minggu |
E. Perkuliahan
No | Aktifitas | No. Form | Waktu |
1 | Mendistribusikan surat tugas mengajar kepada dosen pengampu MK | 13. Surat Tugas Mengajar | 1 hari |
2 | Menyiapkan Presensi kuliah/hari | Hari/Minggu Perkuliahan | |
3 | Memberikan pelayanan pada mahasiswa (ex: merekap presensi mahasiswa, melayani komplain MK yang tidak masuk dalam presensi kuliah, pembuatan surat penelitian, pembuatan rekapitulasi nilai/transkrip nilai sementara secara manual) | Surat Penelitian (http://e-dokfeb.trunojoyo.ac.id/) | 1 hari |
4 | Merekap kehadiran mengajar dosen | Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) | Hari/Minggu Perkuliahan |
5 | Melaporkan pelaksanaan perkuliahan per bulan, per tri wulan dan per semester | 14. Rekap Monitoring Dosen dan Mahasiswa MIE | 1, 3, 6 Bulan |
6 | Melaporkan kepada Kasubag Akademik dan Kaprodi tentang Dosen yang belum memenuhi jumlah tatap muka | 1, 3, 6 Bulan | |
7 | Mendistribusikan surat keterangan mengajar kepada Dosen Pengampu MK | 15. Surat Keterangan Mengajar | 1 hari |
F. UTS/UAS
No | Aktifitas | No. Form | Waktu |
1 | Meminta dan menerima jadwal UTS/UAS pada Koordinator Program Studi | 1 Minggu | |
2 | Meng-entrykan jadwal UTS/UAS ke SIAKAD ONLINE | 1 Hari | |
3 | Menggandakan dan mendistribusikan jadwal ke masing-masing dosen | 1 Hari | |
4 | Mengumumkan jadwal Ujian di Mading Mahasiswa | 1 Hari | |
5 | Menyiapkan print out presensi ujian | 1 Hari | |
6 | Menyiapkan print out kartu ujian peserta dan presensi UTS/UAS | 1 Hari | |
7 | Melayani peminjaman nilai UTS yang diperlukan oleh Dosen | 1 Hari | |
8 | Menerima soal UTS/UAS dari masing-masing dosen pengampu MK | Maks Sebelum Ujian | |
9 | Menyiapkan berkas ujian (per MK berupa soal, lembar jawaban, presensi ujian, berita acara ujian dalam satu amplop) | 3 hari | |
10 | Menerima berkas berita acara dan arsip peserta ujian | Setelah Ujian | |
11 | Menerima nilai UTS/UAS dari masing-masing dosen | Maks 4 Minggu | |
12 | Menempel hasil nilai UTS/UAS | 3 hari | |
13 | Mengentrykan nilai akhir ke SIAKAD ONLINE | 1 hari | |
14 | Melayani komplain nilai mahasiswa | ||
15 | Melayani perubahan nilai dari dosen pengampu MK |
G. Perekaman Data untuk Monitoring Proses Pembelajaran
No | Aktifitas | No. Form | Waktu |
1 | Meng-input tanggal kehadiran, nama Dosen, Mahasiswa yang hadir dan Tema Ajar untuk Per Tatap Muka Perkuliahan | Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) | Tiap Minggu Perkuliahan |
2 | Merekap Kehadiran Dosen dan Mahasiswa Tiap Semester | 1. Rekap Monitoring Dosen dan Mahasiswa MIE | 1 Minggu |
H. Penerbitan Surat Tugas Mengajar
No | Aktifitas | No. Form | Waktu |
1 | Menerima Plotting Dosen dari Koordinator Program Studi | 2. Excel Plotting Dosen | 1 Minggu
(dengan estimasi plotting selesai Maks 1 Minggu Sebelum masa KRS) |
2 | Membuat Surat Tugas Mengajar Berdasarkan hasil Plotting Dosen | 3. Surat Tugas Mengajar | 1 hari |
I. Penerbitan Kartu Hasil Studi (KHS)
No | Aktifitas | No. Form | Waktu |
1 | Menerima Nilai Akhir dari Masing-masing Dosen untuk tiap Matakuliah | 4. Form Input Nilai Excel dari SIAKAD | Maks. Mengumpulkan 4 minggu setelah UTS/UAS |
2 | Meng-input Nilai Masing-masing Matakuliah di Akhir Semester ke dalam SIAKAD | Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) | 1 hari |