Instruksi Kerja

A. Penerimaan dan Seleksi Mahasiswa Baru

No Aktifitas No. Form Waktu
1 Cek dan update pengumuman, jadwal, persyaratan dan berbagai form terkait pendaftaran mahasiswa baru di website sesuai informasi dari koordinator prodi 1. Formulir Pendaftaran :

  1. Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen,
  2. Pernyataan Biaya Pendidikan,
  3. Surat Izin Belajar,
  4. Rekomendasi Akademik

2. Kuitansi Pembayaran

Maksimal 2 hari setelah mendapatkan informasi jadwal penerimaan mahasiswa baru dari koordinator prodi
2 Menerima dan memeriksa berkas pendaftaran dari calon mahasiswa baru; Menerima biaya pendaftaran Selama masa pendaftaran mahasiswa baru
3 Merekap dan menyerahkan daftar nama calon mahasiswa baru yang akan diseleksi Berkas Pendaftaran

  • Formulir Pendaftaran
Maksimal 2 hari setelah hari terakhir masa pendaftaran mahasiswa baru di tiap periode/tahap
4 Membuat pengumuman dan surat panggilan seleksi kepada calon mahasiswa baru 3. Surat Undangan Tes Wawancara Maksimal 1 hari setelah mendapatkan kepastian jadwal dari koordinator prodi/tim seleksi
5 Menyiapkan berkas/form yang dibutuhkan dalam proses seleksi 4. Form Penilaian 1 hari sebelum proses seleksi
6 Membantu/melayani tim seleksi selama proses seleksi 5. Absensi Selama hari H proses seleksi
7 Menyiapkan berita acara hasil seleksi 6. Berita Acara Tes Wawancara Maksimal 2 hari setelah proses seleksi
8 Menyiapkan dan menyebarkan pengumuman kelulusan / hasil seleksi ke calon mahasiswa baru 7. Pengumuman Kelulusan Maksimal semingguu setelah proses seleksi
9 Membuat Pemberitahuan Penerimaan dan Bebas Matrikulasi ke Dekan 8. Surat Pemberitahuan Penerimaan dan Bebas Matrikulasi Maksimal semingguu setelah proses seleksi

B. Registrasi, pengisian Kartu Rencana Studi, Kartu Perubahan Rencana Studi dan Penerbitan Nomor Induk Mahasiswa Baru

No Aktifitas No. Form Waktu
Penerbitan Nomor Induk Mahasiswa Baru
1 Menerima dan cek bukti pembayaran Biaya Matrikulasi , Biaya Pengembangan dan SPP Kuitansi Pembayaran Biaya Matrikulasi , Biaya Pengembangan dan SPP Masa Her Registrasi (Sesuai Jadwal Universitas)
2 Mengirimkan Biodata Mahasiswa Baru Ke BAAK 9. Permohonan Pembukaan SIAKAD Mahasiswa Baru

10. Blangko KTM 2017-2018

Maksimal semingguu setelah pengumuman kelulusan
Kartu Rencana Studi/ Kartu Perubahan Rencana Studi
1 Membuat surat tugas perwalian mahasiswa 11. Surat Tugas Perwalian 1 hari
2 Meminta jadwal kuliah pada kajur 12. Jadwal Perkuliahan 1 hari

 

3 Meng-entrykan jadwal kuliah Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) 1 hari
4 Melakukan pemanduan pengisian KRS ke SIAKAD ONLINE untuk Mahasiswa Baru (Setiap Semester Gasal) Masa KRS (Sesuai Jadwal Universitas)
5 Menerima dan mengarsip KRS fisik
6 Membantu dan mengentry KRS mahasiswa yang bermasalah
7 Membagikan buku pedoman akademik kepada Mahasiswa Buku Panduan Akademik
8 Melayani pengisian Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS) Online Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) Masa KPRS (Sesuai Jadwal Universitas)
9 Menerima dan mengarsip KPRS fisik

C. Registrasi dan Pengisian KRS Mahasiswa Lama

No Aktifitas No. Form Waktu
1 Menerima dan cek bukti pembayaran SPP Kuitansi Pembayaran SPP Masa Her Registrasi (Sesuai Jadwal Universitas)
2 Mengisi Kartu Rencana Studi (KRS) Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) Masa KRS (Sesuai Jadwal Universitas)
3 Memvalidasi Kartu Rencana Studi (KRS)
4 Mencetak Kartu Rencana Studi (KRS)
5 Melayani pengisian Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS) Online Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) Masa KPRS (Sesuai Jadwal Universitas)
6 Menerima dan mengarsip KPRS fisik

D. Penyiapan Berita Acara Perkuliahan

No Aktifitas No. Form Waktu
1 Meng-input Jadwal Perkuliahan di SIAKAD Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) Maksimal 3 hari sebelum masa KRS (Sesuai Jadwal Universitas)
2 Mencetak Berita Acara Perkuliahan dan Presensi Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) Maksimal 3 hari sebelum masa Perkuliahan (Sesuai Jadwal Universitas)
3 Mengarsip Setiap Semester dalam bentuk Hardcopy (Otner) dan Softcopy (Scan) 1 Minggu

E. Perkuliahan

No Aktifitas No. Form Waktu
1 Mendistribusikan surat tugas mengajar kepada dosen pengampu MK 13. Surat Tugas Mengajar 1 hari
2 Menyiapkan Presensi kuliah/hari Hari/Minggu Perkuliahan
3 Memberikan pelayanan pada mahasiswa (ex: merekap presensi mahasiswa, melayani komplain MK yang tidak masuk dalam presensi kuliah, pembuatan surat penelitian, pembuatan rekapitulasi nilai/transkrip nilai sementara secara manual) Surat Penelitian (http://e-dokfeb.trunojoyo.ac.id/) 1 hari
4 Merekap kehadiran mengajar dosen Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) Hari/Minggu Perkuliahan
5 Melaporkan pelaksanaan perkuliahan per bulan, per tri wulan dan per semester 14. Rekap Monitoring Dosen dan Mahasiswa MIE 1, 3, 6 Bulan
6 Melaporkan kepada Kasubag Akademik dan Kaprodi tentang Dosen yang belum memenuhi jumlah tatap muka 1, 3, 6 Bulan
7 Mendistribusikan surat keterangan mengajar kepada Dosen Pengampu MK 15. Surat Keterangan Mengajar 1 hari

 F. UTS/UAS

No Aktifitas No. Form Waktu
1 Meminta dan menerima jadwal UTS/UAS pada Koordinator Program Studi 1 Minggu
2 Meng-entrykan jadwal UTS/UAS ke SIAKAD ONLINE 1 Hari
3 Menggandakan dan mendistribusikan jadwal ke masing-masing dosen 1 Hari
4 Mengumumkan jadwal Ujian di Mading Mahasiswa 1 Hari
5 Menyiapkan print out presensi ujian 1 Hari
6 Menyiapkan print out kartu ujian peserta dan presensi UTS/UAS 1 Hari
7 Melayani peminjaman nilai UTS yang diperlukan oleh Dosen 1 Hari
8 Menerima soal UTS/UAS dari masing-masing dosen pengampu MK Maks Sebelum Ujian
9 Menyiapkan berkas ujian (per MK berupa soal, lembar jawaban, presensi ujian, berita acara ujian dalam satu amplop) 3 hari
10 Menerima berkas berita acara dan arsip peserta ujian Setelah Ujian
11 Menerima nilai UTS/UAS dari masing-masing dosen Maks 4 Minggu
12 Menempel hasil nilai UTS/UAS 3 hari
13 Mengentrykan nilai akhir ke SIAKAD ONLINE 1 hari
14 Melayani komplain nilai mahasiswa
15 Melayani perubahan nilai dari dosen pengampu MK

 G. Perekaman Data untuk Monitoring Proses Pembelajaran

No Aktifitas No. Form Waktu
1 Meng-input tanggal kehadiran, nama Dosen, Mahasiswa yang hadir dan Tema Ajar untuk Per Tatap Muka Perkuliahan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) Tiap Minggu Perkuliahan
2 Merekap Kehadiran Dosen dan Mahasiswa Tiap Semester 1. Rekap Monitoring Dosen dan Mahasiswa MIE 1 Minggu

H. Penerbitan Surat Tugas Mengajar

No Aktifitas No. Form Waktu
1 Menerima Plotting Dosen dari Koordinator Program Studi 2. Excel Plotting Dosen 1 Minggu

(dengan estimasi plotting selesai Maks 1 Minggu Sebelum masa KRS)

2 Membuat Surat Tugas Mengajar Berdasarkan hasil Plotting Dosen 3. Surat Tugas Mengajar 1 hari

I. Penerbitan Kartu Hasil Studi (KHS)

No Aktifitas No. Form Waktu
1 Menerima Nilai Akhir dari Masing-masing Dosen untuk tiap Matakuliah 4. Form Input Nilai Excel dari SIAKAD Maks. Mengumpulkan 4 minggu setelah UTS/UAS
2 Meng-input Nilai Masing-masing Matakuliah di Akhir Semester ke dalam SIAKAD Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) 1 hari